FAQ sur les logiciels de GED

 

1. Qu’est-ce qu’un logiciel de GED ?
   Un logiciel de GED (Gestion Électronique de Documents) est une solution numérique qui permet de stocker, organiser, gérer et archiver des documents de manière centralisée et sécurisée. Il automatise également des processus comme la validation de documents ou le suivi des versions.
2. Pourquoi utiliser une GED au lieu d’un stockage classique ?
   Contrairement au simple stockage comme Google Drive ou Dropbox, une GED offre des fonctionnalités avancées telles que l’indexation automatique des documents, la gestion des droits d’accès, l’automatisation des workflows, et l’archivage légal pour garantir la conformité réglementaire.
3. Un logiciel de GED est-il adapté à toutes les entreprises ?
   Oui, les logiciels de GED sont modulables et peuvent s’adapter à tous types d’entreprises, qu’il s’agisse de petites structures, de PME ou de grandes entreprises. De plus, des solutions spécifiques existent pour certains secteurs comme la santé, le juridique ou l’industrie.
4. Combien coûte un logiciel de GED ?
   Le coût d’un logiciel de GED varie en fonction de plusieurs facteurs : la taille de l’entreprise, le type de solution (cloud ou on-premise) et les fonctionnalités nécessaires. Il existe des solutions gratuites (open source) ou des abonnements mensuels à partir de 20€/mois pour les petites entreprises, pouvant aller jusqu’à plusieurs milliers d’euros pour les grandes entreprises.
5. Est-ce que la GED est conforme au RGPD ?
   Oui, la plupart des logiciels de GED modernes intègrent des fonctionnalités pour garantir la conformité au RGPD. Cela inclut le contrôle des accès, l’audit des actions, ainsi que la possibilité de supprimer ou anonymiser les données sensibles.
6. Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’une GED ?
   Parmi les fonctionnalités indispensables d’une GED, on retrouve la recherche avancée (par mots-clés ou OCR), l’organisation des documents (avec des tags ou des catégories), la gestion des versions, les notifications automatiques et l’archivage sécurisé et légal des documents.
7. Quelle est la différence entre GED et archivage électronique ?
   La GED englobe toutes les étapes de gestion documentaire, incluant la création, la modification, le partage et le stockage des documents. En revanche, l’archivage électronique se concentre principalement sur la conservation à long terme des documents, avec des exigences légales strictes.
8. Est-il possible d’intégrer une GED avec d’autres logiciels ?
   Oui, la plupart des logiciels de GED peuvent s’intégrer facilement avec d’autres outils comme les ERP (par exemple, SAP, Oracle), les CRM (comme Salesforce, HubSpot) et les suites bureautiques (telles que Microsoft 365 ou Google Workspace).
9. Que se passe-t-il si je change de logiciel GED ?
   Lorsqu’un changement de logiciel GED est effectué, une migration des données est nécessaire. Heureusement, la plupart des éditeurs de GED proposent des outils ou des services pour assurer une migration fluide et sans perte de données.
10. Comment former mes équipes à l’utilisation d’une GED ?
    Il existe plusieurs moyens de former vos équipes à l’utilisation d’une GED : vous pouvez utiliser les guides et tutoriels fournis par l’éditeur, organiser des sessions de formation pratiques animées par un expert ou encore vous assurer que votre fournisseur propose un support technique réactif en cas de problème.

Les différents éditeurs de logiciels de GED

Le marché des logiciels de GED offre une variété de solutions adaptées aux besoins des entreprises, petites ou grandes. DocuWare est une option puissante, permettant de centraliser, gérer et sécuriser les documents grâce à des fonctionnalités comme l’automatisation des workflows et la gestion avancée des droits d’accès. Pour les entreprises recherchant une flexibilité et une personnalisation open-source, Alfresco est un choix idéal. ELO Digital Office se distingue par son approche modulaire, permettant de combiner numérisation, archivage et automatisation des processus métier.

M-Files innove avec une gestion basée sur le contenu des documents plutôt que leur emplacement, ce qui améliore l’efficacité et l’accessibilité. Les PME trouvent une solution conviviale et abordable avec Zeendoc, qui se concentre sur la simplicité d’utilisation et la sécurité. OpenText, quant à lui, est une référence pour les grandes entreprises grâce à ses solutions robustes et son intégration avec d’autres outils comme les ERP et CRM.

Open Bee, solution particulièrement adaptée aux entreprises soucieuses de centraliser et de sécuriser leurs documents, se distingue par son interface intuitive et ses options avancées de collaboration. Zoho Docs offre une plateforme simple pour la gestion et le partage des documents, idéale pour les petites structures. Documind se démarque par ses fonctionnalités de classification intelligente et de recherche avancée, essentielles pour les environnements exigeants. Jalios Document System est quant à lui une solution collaborative intégrée, combinant GED et gestion de contenu pour les équipes souhaitant maximiser leur productivité.

Enfin, GedZilla propose une gestion documentaire modulable à un coût compétitif, tandis que Nuxeo Platform offre une plateforme extensible, idéale pour les organisations ayant des processus complexes et des besoins en collaboration. Ces solutions couvrent des exigences variées, allant de la simplicité à des fonctionnalités avancées, offrant ainsi aux entreprises des outils pour optimiser leur gestion documentaire tout en répondant aux enjeux de sécurité, de conformité et d’évolutivité.

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